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¿Por qué el compliance involucra a toda la alta dirección?
CIUDAD DE MÉXICO, MÉXICO, 6 de noviembre, 2023 –
El compromiso de las distintas áreas de la alta dirección con el compliance de una organización
El cumplimiento normativo, o compliance, es un tema de creciente importancia en el mundo empresarial. Las organizaciones de hoy en día se enfrentan a un entorno regulatorio cada vez más complejo, y el no cumplir con las normativas y regulaciones puede tener graves consecuencias legales, financieras y reputacionales. Por lo tanto, es crucial que las organizaciones establezcan programas internos de cumplimiento sólidos y efectivos. Sin embargo, la responsabilidad de garantizar el cumplimiento no recae únicamente en el oficial de cumplimiento (Compliance Officer) o departamento de cumplimiento normativo, sino que debe ser una responsabilidad de todos los colaboradores, y en especial un compromiso de toda la alta dirección de la organización.
Exploremos las obligaciones y responsabilidades de diferentes miembros de la alta dirección, como el director general, el director de finanzas, el director de recursos humanos, el director jurídico, el director de logística, el director de IT, en la creación, madurez y sostenibilidad de los programas internos de cumplimiento, y cómo esta implicación les beneficia tanto a nivel personal como en el liderazgo y en toda la organización.
Pero antes de las responsabilidades específicas de cada miembro de la alta dirección, es crucial comprender por qué el compromiso de estos líderes es fundamental para el éxito de los programas de cumplimiento. La alta dirección, encabezada por el director general o CEO, establece la cultura y los valores de la organización. Su liderazgo determina si la ética, la integridad y el cumplimiento son considerados prioridades dentro de la organización. Cuando los líderes de la alta dirección muestran un compromiso firme con el cumplimiento, envían un mensaje claro a todos los colaboradores de que estas cuestiones son prioridad y deben ser respetadas en todos los niveles de la organización en todo momento.
Además, el compromiso de la alta dirección es esencial para atraer a inversores, socios comerciales y clientes que valoran la integridad y el cumplimiento normativo. Las organizaciones que demuestran su compromiso con el cumplimiento tienen una ventaja competitiva en un mercado cada vez más enfocado en la responsabilidad corporativa.
Por lo que podemos decir que en general cualquier miembro de la alta dirección de una organización debe trabajar con integridad, calidad y confianza, y eso ayudará a que siempre hagan lo correcto en cada situación, con los demás colaboradores, los clientes y los asociados comerciales de la organización, es decir, en un 360.
Cada miembro de la alta dirección debe ser responsable de comprender y seguir el programa de interno de compliance y demás políticas de su organización, así como también las leyes de cada país en los que hace negocio o tiene presencia la organización, por lo que tiene un papel aún más importante que el resto de los colaboradores, es decir, los miembros de la alta dirección deben en todo momento:
- liderar y actuar con ética e integridad;
- incentivar a sus colaboradores a hacer preguntas y compartir sus preocupaciones, así como utilizar las líneas de denuncia que existen dentro de su organización;
- garantizar que su equipo complete todas las capacitaciones de cumplimiento obligatorias;
- apoyar públicamente el cumplimiento programa de cumplimiento, tanto con colaboradores, como con clientes y socios comerciales;
- en su caso, informar a toda la organización sobre las políticas que protejan a los denunciantes de buena fe sobre cualquier tipo de represalia; y
- llevar a cabo acciones rápidas y efectivas cuando sea adecuado para reducir riesgos y evitar impactos reputacionales, legales o financieros.
Ahora bien, si nos adentrarnos en las responsabilidades específicas de algunos de los miembros de la alta dirección, en este artículo incluimos 6 posiciones que consideramos muy importantes, si que esto represente que existen otra igual de importantes:
1. Director General
La persona que desempeña el cargo de director general desempeña un papel fundamental en la creación, madurez y sostenibilidad de los programas internos de cumplimiento, su posición va a definir si la cultura de cumplimiento es parte realmente de su organización, o no, ya que su responsabilidad principal es establecer una cultura de cumplimiento en toda la organización (Tone at the top). Esto implica la definición de una visión clara del cumplimiento y la comunicación de esta visión a todos los niveles de la organización. Además, el director general debe asignar los recursos necesarios para implementar y mantener el programa de cumplimiento, lo que incluye la contratación de personal de cumplimiento, la inversión en tecnología y la formación continua de los colaboradores.
El compromiso del director general con el cumplimiento beneficia su trabajo al demostrar liderazgo ético y alineado con los valores de la organización. Además, fortalece la reputación de la organización y reduce los riesgos legales y financieros.
2. Director de Finanzas
Quien desempeña el rol de director de finanzas de una organización también desempeña un papel fundamental en el apoyo al programa interno de cumplimiento. Sus responsabilidades y deberes en este contexto son cruciales para garantizar que la organización cumpla con las regulaciones y normativas aplicables, al tiempo que contribuye al éxito financiero de la empresa. Entre algunas de sus responsabilidades y deberes podemos encontrar:
- la gestión de recursos financieros, para asignar los recursos necesarios para el cumplimiento normativo, lo que incluye presupuestos para actividades de cumplimiento, adquisición de tecnología y sistemas de cumplimiento, y personal de cumplimiento,
- la evaluación de riesgos financieros, para identificar y gestionar los riesgos financieros asociados con el incumplimiento normativo (multas, costos legales, posibles pérdidas de ingresos, etc.),
- control de gastos y proveedores, supervisa y controla los gastos relacionados con el cumplimiento normativo, asegurándose de que se mantengan dentro del presupuesto establecido, y en cuanto a los proveedores y socios comerciales que los mismo cumplan con las legislaciones administrativas y fiscales para evitar riesgos en pagos indebidos, o no deducibles, como es el tener que verificar que los mismos no se encuentren enlistados en el 69-B del SAT (contribuyentes que emiten comprobantes fiscales donde comercializan bienes o servicios que no están amparados por operaciones reales),
- análisis de costo-beneficio, ya que debe evaluar los costos y beneficios de las actividades de cumplimiento, lo que implica determinar si las inversiones en cumplimiento generan un retorno positivo para la organización,
- integridad contable y financiera, por la cual se deberá proporcionar informes de contabilidad y financieros de las transacciones y las previsiones deben seguir las políticas de contabilidad, así como también todas las leyes y los principios de contabilidad generalmente aceptados, y
- auditoría interna y externa, para garantizar la transparencia y la precisión de los informes financieros relacionados con el cumplimiento, y ser una herramienta y aliado del departamento de cumplimiento para verificar el cumplimiento interno y externo del programa de compliance de la organización en un 360.
Por lo que el Director de Finanzas juega un papel esencial en la gestión de cumplimiento, garantizando que los recursos financieros se utilicen eficazmente para cumplir con las regulaciones, que se minimicen los riesgos financieros asociados con el incumplimiento y se promueve la estabilidad financiera y el crecimiento sostenible.
3. Director de Recursos Humanos
La persona que tiene el cargo de director de recursos humanos también desempeña un papel crucial en la creación y sostenibilidad de los programas de cumplimiento hacia sus colaboradores. Su responsabilidad principal es reclutar, retener y formar a colaboradores éticos. Debe establecer políticas de recursos humanos que fomenten la ética y el cumplimiento, incluyendo procesos de selección que evalúen la integridad de los candidatos y programas de formación continua en ética y cumplimiento. También tiene la obligación de emitir, respetar, capacitar y vigilar políticas que tengan por objeto la protección de los derechos humanos de sus colaboradores, como son, entre otros:
- Derecho a la igualdad, inclusión y diversidad, así como a la no discriminación,
- Derecho a un salario justo, equitativo e igualitario por género,
- Derecho a la seguridad social,
- Derecho a la sindicalización y negociación colectiva,
- Derecho a un ambiente laboral seguro y saludable,
- Derecho a la protección contra el acoso (laboral y sexual) y el hostigamiento,
- Derecho a la maternidad y paternidad,
- Derecho a la capacitación y desarrollo profesional; y
- Derecho a la privacidad.
La implicación del director de recursos humanos en el cumplimiento beneficia su trabajo al garantizar la contratación de empleados alineados con los valores de la organización y al reducir los riesgos laborales y de reclutamiento. Además, contribuye a un entorno de trabajo más ético y productivo.
4. Director Jurídico
En algunas organizaciones es común ver que el director jurídico, tiene una dualidad de funciones y responsabilidades al ser también en algunas ocasiones el responsable del departamento de cumplimiento, es decir, actuando como oficial de cumplimiento (Compliance Officer), pero en este momento, nuestra prioridad es analizar exclusivamente la fusión legal.
Por lo que consideramos que la persona que la persona que desempeña la posición del director jurídico o de asuntos legales es una figura central en la gestión del cumplimiento normativo. Debe colaborar estrechamente con el departamento de cumplimiento para garantizar que todas las políticas y procedimientos cumplan con la normatividad aplicable y las regulaciones vigentes. También es responsable de la gestión de riesgos legales y de la defensa de la organización en casos de incumplimiento normativo.
La implicación del director jurídico en el cumplimiento beneficia su trabajo al minimizar el riesgo legal y proteger la reputación de la organización. Además, alineando los objetivos legales con los éticos, fortalece la imagen de la organización.
5. Director de Logística
El director de logística desempeña un papel importante en la sostenibilidad de los programas de cumplimiento, especialmente en las organizaciones que operan en sectores con cadenas de suministro complejas. Debe garantizar que los proveedores cumplan con las normativas en su proceso de producción, transporte, importación/exportación, etiquetado, etc., y que dichos procesos de logística sean éticos y sostenibles. Por lo que la persona que actúa como director de logística tiene la responsabilidad de que sus proveedores en la cadena de suministro cumplan con los mismos estándares éticos de su misma organización, procurando y vigilando que dichos socios comerciales repliquen al menos en sus políticas en el cuidado y respeto por los derechos humanos de sus colaboradores y el medio ambiente.
La implicación del director de logística en el cumplimiento beneficia su trabajo al asegurar una cadena de suministro confiable, sustentable y ética, lo que a su vez reduce los riesgos operativos y mejora también la eficiencia de la organización.
6. Director de IT
El director de sistemas de la información o infraestructura tecnológica desempeña un papel esencial en la madurez de los programas de cumplimiento, ya que la tecnología desempeña un papel clave en la recopilación y análisis de datos relacionados con el cumplimiento normativo. Debe garantizar que los sistemas de información sean confidenciales, seguros y cumplan con las regulaciones de privacidad de datos de los demás colaboradores, clientes y socios comerciales.
La persona encargada de ser la cabeza del área de tecnología dentro de su organización debe evaluar y garantizar que los sistemas de IT cumplan con las regulaciones y leyes aplicables a la industria y la organización, colaborar con los equipos de cumplimiento para implementar políticas y procedimientos relacionados con el manejo de datos y la seguridad de la información; desarrollar y aplicar políticas y prácticas de privacidad de datos para garantizar la protección de la información personal y confidencial, implementar medidas de seguridad, como la anonimización de datos, la encriptación y el control de acceso para proteger la privacidad de los datos, controlar y auditar el acceso a sistemas y datos para evitar filtraciones que protejan contra amenazas cibernéticas, malware y ataques informáticos.
Además, el director de IT deberá desarrollar planes de continuidad del negocio y de recuperación de desastres que permitan mantener la operatividad de sistemas críticos en caso de interrupciones, ya sea por desastres naturales, ciberataques u otros incidentes, evaluar y supervisar a los proveedores de servicios de TI para garantizar que cumplan con los estándares de seguridad y privacidad de la organización, y deberá llevar a cabo las actualizaciones tecnológicas que se requieran.
Por lo anteriormente señalado, podemos concluir que el cumplimiento normativo debe venir desde arriba, no es una obligación y responsabilidad aislada del compliance Officer o departamento de cumplimiento normativa, sino es una parte integral de la gestión de la alta dirección, ya que ésta debe desempeñar un papel fundamental en la creación, madurez y sostenibilidad de los programas internos de cumplimiento. Como se expuso, cada miembro de la alta dirección tiene responsabilidades específicas que contribuyen al éxito del programa de cumplimiento en la organización, y su compromiso con el cumplimiento no solo beneficia a la organización en términos de reputación y eficiencia, sino que también mejora el trabajo y el liderazgo de estos directivos, siendo un atractivo para atraer nuevos negocios, socios comerciales, inversiones y colaboradores.